การทำ 5ส ช่วยในการพัฒนาองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
5ส เพื่อการพัฒนาในองค์กรทุกคนจะต้องร่วมมือกันจากทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นพนักงานหรือหัวหน้างานไปจนถึงระดับบริหารทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมในการทำ ห้า ส. อย่างเต็มที่สิ่งที่เราจะได้รับจากการทำ 5ส ทำให้ พื้นที่การทำงานของเราเกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อยและสามารถหาสิ่งของได้อย่างง่ายรวดเร็วและถูกต้อง เป็นกิจกรรมที่คนหลายหลายองค์กรนิยมนำมาประยุกต์จัดกิจกรรมในองค์กรของตนเองเพราะการทำ 5ส สามารถประยุกต์โดยการใช้อุปกรณ์เล็กๆน้อยๆไม่ต้องเสียเงินซื้อเช่นการติดป้ายเตือนการติดชี้บ่งป้ายสินค้าการตีเส้นแบ่งพื้นที่บริเวณชั้นวางสิ่งของสิ่งเหล่านี้จะทำให้เราเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการของเราได้อย่างดีมากและประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรของเราด้วยเช่นกัน
5ส เป็นกิจกรรมที่ถูกคิดค้นและพัฒนาจากประเทศญี่ปุ่นเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทำให้เกิดความผิดพลาดน้อยลงและทำงานได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้นปัจจุบันคนได้นำกิจกรรมดังกล่าวเข้ามาในทุกภาคส่วนไม่ว่าจะเป็นโรงเรียนหน่วยงานต่างๆ
5ส แปลมาจากคำย่อ “5S” ซึ่งเป็นอักษรตัวแรกของคำในภาษาญี่ปุ่น 5 คำคือ
- S1 : SEIRI (เซริ) : สะสาง (Clearing Up)
- S2 : SEITON (เซตง) : สะดวก (Organizing)
- S3 : SEISO (เซโซ) : สะอาด (Cleaning)
- S4 : SEIKETSU (เซเคทซึ) : สุขลักษณะ (Standardizing)
- S5 : SHITSUKE (ซิทซึเคะ) : สร้างนิสัย (Training & Discipline)
ญี่ปุ่นได้นำ ส.แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้
เพื่อให้เข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น อาจอธิบาย ความหมาย 5ส ได้ดังนี้
สะสาง คือ การแยกให้ชัดเจนระหว่างของที่จำเป็นต้องใช้กับของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ ของที่ไม่จำเป็นต้องให้ขจัดทิ้งไป กล่าวกันว่าการเพิ่มประสิทธิภาพนั้นต้องเริ่มจาก “สะสาง”
สะดวก คือ การจัดวางของที่จำเป็นต้องใช้ให้เป็นระเบียบสามารถหยิบฉวยใช้งานได้ทันที กล่าวกันว่าให้ใช้หลัก “สะดวก” นี้เพื่อกำจัดความสูญเปล่าของเวลาในการ “ค้นหา” สิ่งของ
สะอาด คือ การปัดกวาดเช็ดถูสถานที่ สิ่งของ อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร ให้สะอาดอยู่เสมอไม่มีเศษขยะ ไม่ให้สกปรกเลอะเทอะ
กล่าวกันว่า “สะอาด” คือ พื้นฐานของการยกระดับคุณภาพ
สุขลักษณะ คือ การรักษาปฏิบัติ 3 ส ได้แก่ สะสาง สะดวก และสะอาดให้ดีตลอดไป ซึ่งเป็นการจัดการสภาวะรอบตัว
เพื่อให้เกิดสภาพที่ดีทางกาย จิตใจ ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม
สร้างนิสัย คือ การรักษาและปฏิบัติตามสิ่งที่กำหนดไว้แล้วอย่างถูกต้องจนติดเป็นนิสัย
และสร้างวินัยให้กับตนเอง
หลักการสำคัญบางประการในการจัดการสะดวก
- กำหนดมาตรฐานจำนวนอุปกรณ์สำนักงานที่ควรมีประจำโต๊ะทำงานของแต่ละคน ซึ่งแต่ละพื้นที่มีความต้องการแตกต่างกันแล้วแต่ความเหมาะสม
- การจัดเก็บ การนำไปใช้งานต้องยึดหลัก FIFO (FIRST-IN-FIRST-OUT) คือ การนำสิ่งของที่เก็บไว้ก่อนออกมาใช้ก่อน
- สิ่งของทุกอย่างต้องมีการกำหนดบริเวณที่อยู่อย่างชัดเจนถูกต้อง
- การจัดทำป้ายแสดงสิ่งของและกำหนดบริเวณต้องจัดทำอย่างเป็นระบบ
- สิ่งของที่มีการถูกใช้งานบ่อย ๆ ต้องถูกจัดไว้ใกล้กับผู้ปฏิบัติงาน
- การแสดงภาพสิ่งของ ให้มองเห็นได้อย่างชัดเจน สามารถลดเวลาการค้นหาได้
- สิ่งของที่ออกแบบหรือใช้งานเฉพาะอย่าง ควรถูกแยกออกจากสิ่งของที่ใช้กันโดยทั่วไป
วิธีการดำเนินการทำความสะอาด
- กำหนดวาระการทำความสะอาดเป็นประจำอย่างชัดเจน
- ทุกวัน (Daily) ประมาณ10 นาที
- ทุกเดือน (Monthly) ประมาณ 30 – 60 นาที
- ทุกปี (Yearly)
- ระหว่างการทำความสะอาดก็ต้องมีการตรวจเช็ค (Inspection) ไปด้วย พร้อมกับการกำจัดแหล่งกำเนิดของความสกปรก
- จัดระเบียบการปฏิบัติ ส.สะอาด (SEISO RULE) ติดไว้ในที่ที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ง่ายและต้องอธิบายรายละเอียดให้ทุกคนเข้าใจและเห็นชอบร่วมกัน
วิธีการดำเนินการสุขลักษณะ
สุขลักษณะที่ดีจะเกิดขึ้นได้เมื่อเราทำ 3 ส แรก อย่างต่อเนื่องและพยายามปรับปรุงให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไป
วิธีการดำเนินการสร้างนิสัย
จะต้องมีการกระตุ้น จูงใจ ให้ทุกคนคิดสร้างสรรค์ การปรับปรุงพื้นที่ทำงานให้ดีขึ้นตลอดเวลา โดยผู้บังคับบัญชาของแต่ละหน่วยงาน
ขั้นตอนสำคัญของการดำเนินงาน 5 ส
กิจกรรม 5 ส เป็นกิจกรรมที่ต้องการให้ทุกคนในหน่วยงานร่วมมือร่วมใจกันทำซึ่งผู้ที่สำคัญที่สุดและมีอิทธิพลที่สุดก็คือ ผู้บังคับบัญชา ของหน่วยงานนั้น ๆ ซึ่งถ้าผู้บังคับบัญชาให้ความสนใจ และคอยติดตามความเป็นไปของกิจกรรม 5 ส. ในหน่วยงานของตนเองอย่างสม่ำเสมอจะเป็นพลังที่จะคอยกระตุ้นเตือนให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนเห็นความสำคัญของกิจกรรม 5 ส ดังนั้นขั้นตอนสำคัญที่จะทำให้กิจกรรมนี้ดำเนินไปได้ด้วยดีแยกไว้ดังนี้
- ผู้บริหารประกาศนโยบายที่แน่ชัด
- แต่งตั้งคณะทำงานดำเนินการกิจกรรม 5 ส
- ตั้งเป้าหมายร่วมกัน
- จัดทำแผนปฏิบัติการโครงการ 5 ส ของหน่วยงานและจัดส่งให้คณะกรรมการดำเนินการกิจกรรม 5 ส ทราบ
- จัดแบ่งพื้นที่และทำผังพื้นที่แสดงความรับผิดชอบ
- ถ่ายภาพพื้นที่สภาพก่อนทำ 5 ส และหลังทำเป็นระยะ ๆ
- รณรงค์ ประชาสัมพันธ์การดำเนินกิจกรรม 5 ส
- การให้ความรู้ ความเข้าใจเรื่อง 5 ส แก่เจ้าหน้าที่ทุกคน
- การจัดทำความสะอาดใหญ่ (Big Cleaning Day)
- การลงมือปฏิบัติ 5 ส เป็นประจำทุกวันโดย การกำหนดเวลาที่ชัดเจน
- ถ่ายรูป (อีกครั้ง) หลังทำ 5 ส
- การจัดตั้งมาตรฐานปฏิบัติงาน 5 ส แต่ละ ส
- การตรวจสอบการประเมินผลและปรับปรุงแก้ไข
- การจัดรณรงค์ ประชาสัมพันธ์ พร้อมกิจกรรมพิเศษ เพื่อการกระตุ้นเตือนการดำเนินงาน 5 ส ตลอดเวลา
เครดิตแหล่งที่มา: goodmaterial.co